Cumplimiento de proveedores: estándares, seguimiento y evidencia
Un proyecto se cae por lo mismo de siempre: proveedores operando “a criterio”, sin estándar y sin evidencia. IPASS estandariza el cumplimiento de proveedores con seguimiento y trazabilidad para que tú puedas medir, exigir y mejorar: **qué se debía hacer, qué se hizo, cuándo, y con qué evidencia**. Menos excusas. Más resultados. ---
Qué resuelve
- Proveedores sin control real: “se hizo” sin evidencia ni estándar.
- Seguimiento por WhatsApp/llamadas que no deja historial ni trazabilidad.
- Falta de métricas para decidir: mantener, ajustar o cambiar proveedor.
- Incumplimientos repetidos que nadie documenta y por eso se repiten.
- Dirección sin visibilidad de calidad operativa (seguridad, limpieza, mantenimiento, elevadores, etc.).
Cómo funciona (paso a paso)
Definición de proveedores y alcance Se registran proveedores y su alcance (servicio, frecuencia, responsabilidades) según el estándar del proyecto.
Definición de estándares operativos (tareas/criterios) Se definen tareas, frecuencias, criterios de cumplimiento y evidencia esperada (cuando aplique).
Ejecución y registro Se registra el cumplimiento por tarea/periodo con estados y notas.
Evidencia y trazabilidad Queda historial de acciones, evidencia asociada y cambios de estado.
Incidencias y escalamiento Incumplimientos se convierten en incidencias/tickets (si aplica) para seguimiento y corrección.
Reportes y evaluación Se generan reportes de cumplimiento, reincidencias y desempeño por proveedor.
Qué automatiza (microgestión)
- Registro y seguimiento de tareas por proveedor sin “persecución manual”.
- Historial de cumplimiento por periodos (semanal/mensual según estándar).
- Identificación de reincidencias y puntos críticos.
- Reportes listos para dirección y control operativo.
Indicadores y reportes
- Cumplimiento por proveedor (tareas cumplidas vs pendientes, por periodo).
- Reincidencia (fallas repetidas por servicio/zona/tipo de tarea).
- Tiempo de corrección (desde detección hasta cierre, si aplica).
- Ranking operativo (proveedores consistentes vs proveedores críticos).
- Historial para dirección (evidencia y trazabilidad para decisiones).
Para tus proyectos (pinceladas)
IPASS aplica a distintos tipos de proyectos, según reglas operativas y roles:
- residenciales y edificios,
- condominios y comunidades,
- ofibodegas y proyectos mixtos.
Ejemplos de uso:
- Edificios residenciales: medir cumplimiento de seguridad, limpieza y mantenimiento con evidencia y reportes.
- Comunidades/condominios: controlar proveedores por zonas y frecuencias, reduciendo reincidencia de fallas.
- Ofibodegas: seguimiento de mantenimiento y servicios operativos con trazabilidad y reportes de desempeño.
Integración con operación (sin prometer magia)
Este módulo se potencia cuando se conecta con:
- soporte al residente (incidencias derivadas de proveedores),
- asistencia en obra (cumplimiento durante fases de construcción, si aplica),
- y reportes para dirección.
Si se definen SLA formales o contratos con métricas específicas, IPASS los refleja según el estándar del proyecto.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Esto es lo mismo que un contrato o SLA?
No. IPASS no reemplaza el contrato. Lo que hace es aterrizarlo en operación: tareas, frecuencias, evidencia e historial.
¿Se puede usar para seguridad, limpieza, mantenimiento y elevadores?
Sí, siempre que el estándar del proyecto defina tareas, frecuencias y criterios.
¿Qué pasa si un proveedor no entrega evidencia?
Eso queda registrado como incumplimiento o como falta de estándar aplicado, según el proceso definido. La idea es eliminar la ambigüedad.
¿Esto sirve para evaluar cambios de proveedor?
Sí. Tener historial y métricas evita decisiones por “sensación” y permite decidir con evidencia.
¿Se integra con tickets?
Puede integrarse con soporte (tickets) para que los incumplimientos tengan seguimiento formal, según el flujo operativo.