Cobranza, estados de cuenta y acreditamientos: control sin improvisación
La cobranza se vuelve un infierno cuando depende de mensajes sueltos, “a mano” y de la memoria de alguien. IPASS estandariza el flujo: saldos, movimientos, estados de cuenta y acreditamientos con trazabilidad, para que tú tengas control real y puedas actuar con datos. Cobrar no debería ser un drama. Debería ser un proceso. ---
Qué resuelve
- Estados de cuenta inconsistentes o “hechos a mano” que generan discusiones.
- Pagos sin trazabilidad (nadie sabe qué se aplicó, cuándo y por qué).
- Mora creciente por falta de seguimiento y estandarización del cobro.
- Conciliaciones internas difíciles por registros dispersos.
- Dirección sin claridad: cuánto se debe, quién debe, cuánto entra y qué está pendiente.
Cómo funciona (paso a paso)
Estructura de cargos y reglas Se definen conceptos (cuotas, servicios, multas, cargos) y reglas operativas del proyecto.
Registro de movimientos Se registran cargos, pagos y ajustes según el flujo definido (con historial).
Acreditamientos Los pagos se acreditan a los conceptos correspondientes, con trazabilidad del aplicado.
Estados de cuenta Se generan estados de cuenta con detalle de movimientos, saldos y periodos.
Seguimiento de mora Se identifican cuentas en mora y se habilitan acciones de seguimiento según estándar operativo.
Reportes para dirección Se consolidan indicadores: cartera, mora, pagos, tendencias y cumplimiento.
Qué automatiza (microgestión)
- Generación de estados de cuenta (sin “armarlos” manualmente).
- Cálculo y visualización de saldos por cuenta/usuario.
- Acreditamiento trazable de pagos a conceptos.
- Identificación de mora y seguimiento operativo (según reglas del proyecto).
- Reportes recurrentes para dirección y control interno.
Indicadores y reportes
- Cartera por periodo (total y por tipo de cargo).
- Mora (monto, % y cuentas afectadas).
- Pagos recibidos (tendencias por periodo).
- Acreditamientos (pagos aplicados vs pendientes de aplicar, cuando aplique).
- Top morosidad (cuentas con mayor saldo y antigüedad).
Para tus proyectos (pinceladas)
IPASS aplica a distintos tipos de proyectos, según reglas operativas y roles:
- residenciales y edificios,
- condominios y comunidades,
- ofibodegas y proyectos mixtos.
Ejemplos de uso:
- Edificios residenciales: estados de cuenta claros, mora controlada y trazabilidad de pagos por unidad.
- Comunidades/condominios: control de cargos recurrentes, multas y seguimiento de pagos con reportes a dirección.
- Ofibodegas: cargos por servicios/uso, estados de cuenta por unidad y control de saldos para operación.
Integración con operación (sin prometer magia)
Este módulo se implementa por etapas:
- iniciar con cargos/pagos y estados de cuenta,
- definir reglas de acreditamiento y ajustes,
- y luego conectar con reportes de dirección y ejecución presupuestaria.
Si existen integraciones con bancos o fuentes externas, se definen según el proceso e integraciones del proyecto (sin prometerlo como estándar universal).
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Esto reemplaza la contabilidad formal del proyecto?
No. Esto estandariza la cobranza operativa (cargos, pagos, saldos, estados de cuenta) y entrega trazabilidad y reportes. La contabilidad formal sigue su propio marco.
¿Los residentes pueden ver su estado de cuenta?
Sí, según el modelo de experiencia definido por el proyecto.
¿Cómo se manejan acreditamientos y ajustes?
Con reglas y registro trazable de movimientos. Cada acreditamiento debe poder explicarse y auditarse.
¿Se puede controlar mora por antigüedad?
Sí, mediante reportes por periodo y saldos, según la configuración del proyecto.