Reservas y eventos: orden, reglas y trazabilidad
Las reservas se vuelven un foco de pleito cuando no hay reglas claras, disponibilidad confiable y un historial que respalde decisiones. IPASS estandariza la gestión de reservas y eventos para que tú tengas control real: **quién reservó, cuándo, bajo qué reglas y con qué confirmación**. Menos “me dijeron que sí”. Más trazabilidad. ---
Qué resuelve
- Reservas tomadas “por chat” que generan confusión y conflictos.
- Doble reservación o cambios de última hora sin control.
- Reglas de uso inconsistentes (horarios, aforo, permisos, pagos, restricciones).
- Falta de evidencia para resolver disputas (“yo reservé primero”).
- Mucho tiempo de administración en coordinación manual.
Cómo funciona (paso a paso)
Definición de espacios y reglas Se configuran áreas/espacios reservables y reglas operativas (horarios, duración, límites, políticas).
Disponibilidad y solicitud El usuario solicita una reserva según disponibilidad y reglas.
Aprobación o confirmación (según estándar del proyecto) La reserva se confirma automáticamente o pasa por aprobación, según lo definido.
Trazabilidad y cambios Quedan registrados cambios, cancelaciones, confirmaciones y condiciones.
Control operativo del evento Se documenta el uso, incidencias y cumplimiento de reglas cuando aplique.
Reportes Se generan reportes de uso, demanda, conflictos/incidencias y cumplimiento.
Qué automatiza (microgestión)
- Disponibilidad y control de agenda sin coordinación manual.
- Aplicación de reglas operativas (límites, horarios, ventanas de reserva).
- Confirmaciones y registro de cambios/cancelaciones.
- Reportes de uso y comportamiento por periodo.
Indicadores y reportes
- Uso por espacio (demanda y ocupación por periodo).
- Reservas por usuario (patrones de uso, límites si aplica).
- Cancelaciones y cambios (tendencias y fricción operativa).
- Incidencias asociadas (si el proyecto las registra como parte del flujo).
- Cumplimiento de reglas (cuando aplica y está definido como estándar).
Para tus proyectos (pinceladas)
IPASS aplica a distintos tipos de proyectos, según reglas operativas y roles:
- residenciales y edificios,
- condominios y comunidades,
- ofibodegas y proyectos mixtos.
Ejemplos de uso:
- Edificios residenciales: reservas de salón social, gimnasio y áreas recreativas con reglas, horarios y trazabilidad.
- Comunidades/condominios: eventos por temporadas con control de aforo, horarios y confirmaciones.
- Proyectos mixtos/ofibodegas: reservas de salas, espacios comunes o recursos compartidos según reglas del proyecto.
Integración con operación (sin prometer magia)
Este módulo se fortalece cuando se conecta con:
- soporte al residente (incidencias derivadas de eventos),
- control de accesos (validación de ingreso para eventos, cuando aplique),
- y reportes para dirección.
Si existen pagos, depósitos o validaciones adicionales, se definen según el estándar operativo del proyecto.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Las reservas requieren aprobación?
Depende del estándar del proyecto. Puede ser confirmación automática o aprobación según reglas.
¿Se pueden definir límites por usuario?
Sí. Por ejemplo: cantidad de reservas por mes, anticipación mínima, duración máxima.
¿Qué pasa si alguien cancela tarde o incumple reglas?
El flujo puede registrar incidencias y aplicar políticas definidas por el proyecto (según reglas).
¿Se puede evitar doble reservación?
Sí. La disponibilidad es centralizada y trazable.
¿Esto sirve para eventos masivos o recurrentes?
Sí, siempre que el estándar del proyecto defina reglas, ventanas y condiciones.